Ihr Beraterteam für Facility Management

Die Erstellung von Betreiberkonzepten sind in vielen Vorschriften zum Planen und Bauen öffentlicher Gebäude vorgeschrieben (z.B. Richtlinien für die Durchführung von Bauaufgaben des Bundes, RBBau 2021).

Dies gilt analog für privatrechtliche Bauvorhaben; mithin ist das Thema Compliance im Facility Management ein wesentlicher Baustein zum Aufbau der Management Methode und des entsprechenden Betreiberkonzeptes.

Das Betreiberkonzept im Facility Management stellt alle Leistungen des Facility Managements zusammen, die für die optimale Bewirtschaftung und einen reibungslosen Betrieb von Liegenschaften nötig sind. Hierbei sind insbesondere die Themen Betreiberpflichten, Aufbau- & Ablauforganisation, Controlling im Facility Management im Fokus der Betrachtung.

Der Begriff Betreiberverantwortung beschreibt die Pflicht, etwas zu tun oder zu unterlassen. Mithin ist Adressat der Betreiberverantwortung derjenige, dem gesetzliche Pflichten obliegen.

Besondere Pflichten obliegen Unternehmen, die Liegenschaften bzw. Gebäude mit gebäudetechnischen Anlagen betreiben; Arbeitnehmer in diesen Gebäuden beschäftigen und dementsprechend Arbeitsplätze und Arbeitsmaterial zur Verfügung stellen müssen.

Geschäftsführer können sich in der Regel nicht um alles selbst kümmern. Deshalb ist für sie die Pflichtenübertragung ein Instrument zur Organisation des Facility Managements.

Inhaltlich verlangt die Pflichtenübertragung, dass die übertragenen Unternehmerpflichten nach Art und Umfang hinreichend genau beschrieben sind, der beauftragten Person die erforderlichen Handlungskompetenzen und Entscheidungsbefugnisse eingeräumt werden, um selbständiges Handeln zu ermöglichen; die Schnittstellen zu benachbarten Verantwortungsbereichen eindeutig festgelegt und die Zusammenarbeit mit anderen Verpflichteten geregelt sind.

Letzteres erfordert die klare Aufbau – und Ablauforganisation im Unternehmen; aber auch in den Fachbereichen und demgemäß im Thema Facility Management (rechtskonforme FM Organisation).

Nunmehr ist nachvollziehbar, dass die wirksam zu delegierenden Unternehmerpflichten - zunächst nach Art und Umfang hinreichend ermittelt und genau beschrieben werden müssen.

Der entsprechenden Betreiberpflichtenkatalog ist in Relation zu dem Immobilienbestand nebst der gebäudetechnischen Ausstattung (Technische Bewirtschaftung) und den erforderlichen Leistungsbildern in der Infrastrukturellen Bewirtschaftung zu ermitteln.

Der Betreiberpflichtenkatalog regelt Welche Pflichten genau, müssen beachtet werden.

Aus den zumeist abstrakt formulierten Pflichten innerhalb der (EU-Verordnungen) Bundesgesetze, Bundesverordnungen, Landesgesetze und Verordnungen, dem autonomen Recht der Berufs-genossenschaften, Satzungsrecht der jeweiligen Stadt bzw. Kommune, werden diese Pflichten konkretisiert werden müssen.

Diese Konkretisierungen regeln grundsätzlich, wie und was zu welchen Intervallzyklen zu tun ist sowie welche Qualifikation der interne Mitarbeiter bzw. der externer Dienstleister aufweisen muss.

Erst in diesem Schritt sind die Grundlagen für die Aufbau- & Ablauforganisation sowie für das Controlling im Facility Management gelegt.